VisuActe : Fonctions et mise en oeuvre

 

VisuActe nécésitte de disposer, pour un registre donné, des images de chacune des pages dans un dossier.

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1. Création de la base de données

La première étape est de créer une nouvelle base de données permettant de recueillir l'ensemble des informations pour un ou plusieurs registres d'une ou plusieurs villes.

Menu : Fichier - Nouveau

2. Saisie d'une ville

En se mettant sur l'onglet " Ville ", il est possible de saisir les différentes informations la concernant.

  • Nom de l'entité

  • Type d'entité : ville, paroisse, notaire,...

  • Numéro de département

  • Nom de département

  • Note historique ou géographique

2. Saisie d'un registre

Après la sélection d'une entité, l'onglet " Registre " permet de saisir les informations relatives aux registres à dépouiller.

  • Cote du registre

  • Type de registre avec liste ou saisie ponctuelle

  • Années début et fin

  • Dossier contenant les vues de chaque page

  • Note

Le fait de définir le nom d'un dossier contenant l'ensemble des vues de ce dossiers permet de charger automatiquement la liste des vues dans la base en cliquant sur le bouton " Enregistrer ". 

3. Saisie des vues

Le positionnement sur l'onglet " vue " permet d'afficher la liste des vues chargées.

Pour chacune des vues, on retrouve les informations suivantes :

  • Numéro interne de la vue 

  • Nom du fichier présent dans le dossier du registre

  • Type de la vue

  • Note sur la vue

4. Saisie des actes

Les actes pourront être saisis de deux manières différentes à partir de l'onglet : " Acte " :

  • par simple saisie ;

  • par une importation.

Mode saisie

La saisie est réalisée simplement en cliquant sur le bouton : Ajouter.

Il est possible de saisir pour chaque acte :

  • Type d'acte

  • Numéro de l'acte si présent sur le registre ou un numéro à courrir

  • Type d'acte

  • Suite : pour préciser que l'acte se poursuit sur les " n " vue(s) suivante(s)

  • Année de l'acte

Un acte est toujours entièrement saisi à partir de la première vue qui le contient. Si un acte se poursuit sur la ou les pages suivantes, on peut le préciser avec le champ " Suite ".

Mode importation

L'autre méthode d'introduction des actes est de partir d'un fichier contenant le relevé systématique des individus de ce registre. Ce fichier sera importé au format texte (.txt ou .csv).

Le contenu de ce fichier devra être à minima : 

  • Nom complet de la vue (avec l'extension) dans le dossier du registre

  • Numéro de l'acte

  • Type d'acte

  • Année de l'acte

  • Nom des individus principaux avec les prénoms et le sexe

Ensuite, il est possible de trouver les personnages secondaires de l'acte comme les parents, le conjoint, les témoins, le parrains et marraines. Ces personnes seront saisies dans VisuActe comme des individus secondaires.

Les différents champs présents peuvent être présents dans un ordre quelconque.

En cliquant sur le bouton : " Importer ", VisuActe propose dans une nouvelle fenêtre de sélectionner les champs à importer en assurant la correspondance des champs connus de VisuActe (liste de droite) de ceux existants dans le fichier (à gauche). 

Après avoir réalisé la correspondance des champs connus, le bouton : Appliquer va permettre de sauvegarder cette correspondance et ensuite de réaliser l'importation de cette liste dans la base VisuActe.

4. Saisie des individus

Enfin la saisie des individus pour chaque acte se fait en utilisant le dernier onglet : Individu avec l'affichage de la page correspondante de l'acte.

Pour chaque individu, il y a lieu de saisir un minimum d'informations; à savoir :

  • Nom et prénom(s)

  • Sexe

  • Principal (oui/non) : pour distinguer l'individu concerné par l'acte des parents ou témoins

Pour démarrer avec VisuActe en huit étapes

  1. Créer un dossier sur le disque c: (et non sur un CD ou DVD) incluant toutes les photos des pages d'un registre dénommées vues dans VisuActe.

  2. Lancer VisuActe et créer une nouvelle base avec le menu : Fichier - Nouveau

  3. Créer une entité avec le bouton : Ajouter de l'onglet Entité correspondant par exemple au nom de la commune de ce registre

  4. Se positionner sur l'onglet : Registre et créer ce nouveau registre en donnant en particulier le nom du dossier contenant les vues du dit registre

  5. Après avoir cliquer sur Enrtegistrer, il va prendre en compte toutes les vues du dossier.

  6. Se positionner sur l'onglet : Vue pour sélectionner une vue

  7. Puis, se mettre sur l'onglet Actes pour saisir le premier acte de cette vue.

  8. Enfin, se positionner sur l'onglet Nom pour saisir les noms de cet acte.

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