ArchIndex : Fonctions et mise en oeuvre

Organisation des données

ArchIndex dispose d'une base de données avec une organisation hiérarchisée des informations.

Les données traitées comporte cinq niveaux :

• niveau " Archives départementales " ;

• niveau " Communes " comportant en particulier le code INSEE pour servir de clé lors des échanges ;

• niveau " Collections " qui est celui de gestion des archives et qui regroupe dans certains cas plusieurs registres. Il correspond au niveau des échanges ;

• niveau " Registres " ;

• niveau " Vues " qui permet de saisir les éléments relatifs aux actes présents dans les registres (types d'actes, années et numéros de vues).

Mise en oeuvre de ArchIndex

ArchIndex permet de créer automatiquement une base avec un exemple ou non avant de réaliser la saisie des relevés d'indexation.

1. Création de la base de données

La première étape est de créer une nouvelle base de données permettant de recueillir l'ensemble des informations.

Menu : Fichier - Nouveau

A la fin de cette création, deux exemples concrets peuvent être chargés automatiquement (un extrait du registre de la Paroisse Saint-Géry à Arras (62) de 1709 à 1746 réalisé par Jean Louis GARRET et un autre de la commune de Saint-Omer (62) de 1847 à 1850 réalisé par Jean CHABAUD.

2. Affichage, saisie ou mise à jour des archives d'un département

C'est le premier niveau d'information de la base ArchIndex défini par le premier onglet.

Pour chaque département, ArchIndex mémorise les informations liées aux Archives départementales avec le lien vers le site de celles-ci.
Le nom court est utilisé par la suite pour certains affichages.

3. Affichage, saisie ou mise à jour d'une commune

Le deuxième onglet " Communes " permet de visualiser les informations de la commune sélectionnée.

Le Code INSEE est utilisé par la suite comme clé de référence pour les communes lors des échanges. Généralement ce niveau est initialement celui de la bobine du microfilm qui a été numérisée

3. Affichage, saisie ou mise à jour d'une collection

L'onglet suivant " Collections " correspond au niveau de la consultation des archives en ligne. Suivant la taille des communes cela peut être un registre ou un ensemble de registres.

La collection sélectionnée est affichée avec les informations générales qui la définissent.
La référence est une donnée complémentaire pour identifier cette collection au choix de l'utilisateur.
Le champ " Subdivision " est utilisée pour préciser par exemple le nom de la paroisse dans les actes de catholicité sur les communes importantes.

4. Affichage, saisie ou mise à jour d'un registre

Le positionnement sur l'onglet " Registre " permet d'afficher la liste des registres avec le contenu de celui qui est sélectionné.

Pour chacun des registres trois informations sont fournies.

5. Affichage, saisie ou mise à jour d'un ensemble de vues

Dans chaque registre, il y a lieu de décrire chaque ensemble de vues correspondants à un type d'actes ou à une même information.

Pour chaque ensemble de vues, le généalogiste doit préciser :

• le type d'acte ;

• les années concernées : une seule année pour la plupart des registres ou une période dans certains cas. Seules les années au format grégorien sont prises en compte. Ces informations saisies à ce niveau sont nécessaires pour réaliser les recherches des actes ;

• les numéros de la première et de la dernière vue ;

• la nature des pages sur ces vues. La saisie des vues autres que les actes reste facultative mais il peut être bien de la saisir pour avoir la liste complète des vues.

• Le nombre d'actes est facultatif et sa saisie se fait uniquement quand les actes sont numérotés en relevant le dernier numéro.

• une note qui permet de saisir des informations complémentaires et en particulier les dates révolutionnaires ou des dates précises quand des actes sont à cheval sur plusieurs registres.

ArchIndex propose aussi des saisies rapides et itératives pour :

• les communes avec des collections regroupant des registres par année : Pour en savoir plus...

• les collections comprenant plusieurs communes (comme des tables décennales) : Pour en savoir plus...

Recherche d'un acte

ArchIndex a bien pour objectif principal de fournir une aide à la recherche des actes en ligne sur les sites des différentes archives.

Cette recherche se fait avec le menu :

Edition - Recherche d'un acte

Une grille est alors proposée pour effectuer cette recherche en tenant compte des informations présentes dans la base :

Etats imprimés

ArchIndex fournit différentes états imprimés comme celui des collections disponibles pour une commune avec le menu :

Etats - Liste des actes pour une commune

Echanges des données

ArchIndex favorise les échanges entre généalogistes ou associations avec des importations et des exportations.

Le format du fichier des échanges est un fichier de type .csv (fichier texte avec le point-virgule pour séparer les champs). Il comporte deux niveaux d'informations :

• le niveau n°1 définissant la commune, la collection et l'auteur est suivi des informations de niveau 2 :

• le niveau n°2 définissant le registre et la composition des ensembles de vues :

L'importation travaille en deux temps :

• contrôle des données lues ;

• traitement proprement dit de l'importation.

A chaque fois un compte-rendu détaillé est fourni précisant les erreurs trouvées.

L'accès à ces fonctions se fait avec le menu :

Fichier - Importer - Liste des actes par collection

ou

Fichier - Exporter - Liste des actes d'une commune ou d'une collection

Options

ArchIndex permet de définir différentes options de travail dont la définition des dossiers ou les fonctions à utiliser : 

Menu : Outils - Options

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